KSeF od 2027 roku obejmuje każdego podatnika, także właściciela jednoosobowej firmy: od 1 stycznia 2027 r. kończy się wyjątek, który do 31 grudnia 2026 r. pozwala wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich wartość z VAT w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Faktury dla firm wystawiasz wtedy w KSeF bez względu na wysokość sprzedaży, a wyjątkiem są m.in. faktury dla konsumentów, które możesz wystawiać dobrowolnie. Kary za błędy miały ruszyć tego samego dnia, ale Ministerstwo Finansów proponuje przesunięcie ich na 1 stycznia 2028 r. To na razie projekt (stan na 7 października 2026 r.).
Od kiedy KSeF obowiązuje JDG
Obowiązkowy KSeF wprowadzano etapami na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Dla jednoosobowych firm liczą się cztery daty:
| Data | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury w KSeF. Wystawianie w KSeF obowiązuje firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł. |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawianie w KSeF obejmuje pozostałych podatników, ale z wyjątkiem faktur do 10 000 zł miesięcznie (art. 145m ustawy o VAT). |
| do 31 grudnia 2026 | Nadal możesz wystawiać faktury poza KSeF w ramach limitu. Dopuszczalne są też faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone. |
| 1 stycznia 2027 | Koniec limitu 10 000 zł i wyjątku dla kas. Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu. Według obecnych przepisów ruszają też kary. |
Ministerstwo Finansów zaznacza, że odsunięcie wystawiania faktur nie zmienia obowiązku ich odbierania w KSeF od 1 lutego 2026 r. Hasło „KSeF obowiązuje od lutego 2026” jest więc prawdziwe dla odbioru faktur, a dla wystawiania zależy od wielkości sprzedaży i dopiero od 1 stycznia 2027 r. dotyczy wszystkich.
Koniec wyjątku 10 000 zł
Do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży z VAT na fakturach wystawionych w danym miesiącu jest „mniejsza lub równa” 10 000 zł (art. 145m ust. 1). Gdy ją przekroczysz, tracisz to prawo od faktury, która przekroczyła limit (ust. 2), a według MF nie wracasz już do wystawiania poza KSeF. Do limitu liczy się data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży. Nie wliczasz do niego faktur dla konsumentów, sprzedaży na kasie rejestrującej ani paragonów z NIP. Zasady wliczania opisuje FAQ Ministerstwa Finansów.
Przykład: listopad 2026 r., stawka 23%.
Faktura A: 3 000 zł netto + VAT 690 zł = 3 690 zł suma: 3 690 zł
Faktura B: 4 000 zł netto + VAT 920 zł = 4 920 zł suma: 3 690 + 4 920 = 8 610 zł
Faktura C: 2 000 zł netto + VAT 460 zł = 2 460 zł suma: 8 610 + 2 460 = 11 070 zł
Faktury A i B mieszczą się w limicie, więc mogą być poza KSeF. Faktura C przekracza 10 000 zł, więc wystawiasz ją w KSeF, tak samo jak wszystkie kolejne. Faktura dla konsumenta na 1 230 zł z tego samego miesiąca nie zwiększa sumy.
Od 1 stycznia 2027 r. limitu nie ma. Przepis pozwala na faktury poza KSeF tylko w okresie do 31 grudnia 2026 r., więc decyduje data wystawienia: faktura wystawiona 4 stycznia 2027 r. za usługę z grudnia 2026 r. powinna być już wystawiona w KSeF.
Kogo dotyczy obowiązek, a kogo nie
- Podatnik VAT czynny wystawia w KSeF każdą fakturę dla firmy.
- Podatnik zwolniony z VAT. Według MF obowiązek dotyczy każdego podatnika, czynnego i zwolnionego, który ma obowiązek wystawić fakturę. Sprzedaży zwolnionej (np. na podstawie art. 113) nie musisz dokumentować fakturą, ale na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży musisz ją wystawić (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT).
- Forma opodatkowania dochodu (skala, liniowy, ryczałt) nie ma tu znaczenia. Liczy się to, że wystawiasz fakturę.
- Konsumenci. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą być w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), ale możesz je tam wystawić (ust. 4). Wydajesz ją wtedy w sposób uzgodniony z klientem, np. jako PDF z kodem QR. Sprzedaż na paragon pozostaje bez zmian.
- Wąskie wyjątki z rozporządzenia (Dz.U. 2025 poz. 1740), np. faktury w formie biletu jednorazowego albo faktury wystawiane przez nabywcę, który nie ma NIP, rzadko dotyczą zwykłej jednoosobowej firmy.
Awaria KSeF i brak internetu
Gdy KSeF albo internet zawodzą, ustawa przewiduje trzy tryby offline:
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | np. brak internetu; MF podkreśla, że ustawa nie ogranicza tego trybu, więc można go stosować także bez problemów technicznych | najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu (art. 106nda ust. 2) |
| niedostępność KSeF | prace serwisowe, o których MF informuje w BIP | najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy (art. 106nh ust. 2) |
| tryb awaryjny | awaria ogłoszona komunikatem w BIP MF | 7 dni roboczych od zakończenia awarii (art. 106nf ust. 4) |
Według MF fakturę online musisz wysłać do KSeF tego samego dnia, w którym ją wystawiasz, inaczej system potraktuje ją jak fakturę offline24. Faktura offline przekazana poza KSeF nabywcy, który nie odbiera faktur w systemie (np. konsumentowi albo kontrahentowi zagranicznemu), zanim dostanie numer KSeF, ma dwa kody QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”), a drugi wymaga wcześniej pobranego certyfikatu KSeF. Krajowy podatnik odbiera taką fakturę w KSeF.
Kary od 2027 r. i projekt przesunięcia na 2028 r.
Według art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę, gdy wbrew obowiązkowi nie wystawisz faktury w KSeF, w awarii, w niedostępności lub w offline24 wystawisz ją niezgodnie ze wzorem albo nie prześlesz jej w terminie. To górne granice:
faktura z VAT: netto 5 000 zł + VAT 23% (1 150 zł) -> do 100% VAT = 1 150 zł
faktura bez VAT: 3 000 zł należności ogółem -> do 18,7% = 3 000 × 0,187 = 561 zł
Przepisy te wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów i Gospodarki proponuje jednak w projekcie UD477 z 22 września 2026 r. ich odroczenie do 1 stycznia 2028 r. To dopiero projekt, który ma trafić do Rady Ministrów w IV kwartale 2026 r. Według jego uzasadnienia w 2027 r. organy KAS będą najpierw przypominać o obowiązku, a potem sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku. Obowiązek korzystania z KSeF pozostaje bez zmian.
Numer KSeF w przelewie
Przy płatnościach dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. nabywca będący podatnikiem VAT czynnym, który płaci przelewem innemu podatnikowi VAT czynnemu, podaje w tytule numer KSeF faktury (art. 108g). Dotyczy to też Twoich zakupów, nie tylko sprzedaży.
Co zrobić przed 1 stycznia
- Sprawdź, czy któreś faktury wystawiasz dziś poza KSeF. Jeśli tak, przejdź na KSeF jeszcze w 2026 r.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i upewnij się, że masz dostęp.
- Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu, jeśli ma wystawiać lub odbierać Twoje faktury.
- Przygotuj tryb awaryjny: pobierz certyfikat KSeF i ustal, kto wystawia faktury offline24.
- Dopisz numer KSeF do wzoru tytułu przelewu.
Jeśli chcesz sprawdzić, co zmieni się w Twojej firmie, napisz do nas. Przejdziemy z Tobą przez daty i uprawnienia.
Podstawa prawna
Wchodzi w życie:
Stan prawny na 7 października 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Szkic przygotowany z pomocą AI, treść sprawdzona przez księgową biura.
Najczęstsze pytania
Czy od 2027 r. muszę wystawiać faktury w KSeF, jeśli sprzedaję za mniej niż 10 000 zł miesięcznie?
Tak. Wyjątek dla faktur do 10 000 zł z VAT w miesiącu obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r. (art. 145m ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm wystawiasz w KSeF bez względu na wysokość sprzedaży.
Czy faktury dla klientów indywidualnych też muszą być w KSeF?
Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą być wystawiane w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), ale możesz je tam wystawić dobrowolnie. Sposób przekazania faktury ustalasz wtedy z klientem.
Czy podatnik zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?
Według Ministerstwa Finansów obowiązek dotyczy każdego podatnika, czynnego i zwolnionego, który ma obowiązek wystawić fakturę. Sprzedaży zwolnionej nie musisz dokumentować fakturą, chyba że nabywca tego zażąda. Jeśli fakturę wystawiasz firmie, robisz to w KSeF.
Czy za błąd w KSeF grozi kara od 1 stycznia 2027 r.?
Według obecnych przepisów (art. 106ni ustawy o VAT) tak: do 100% VAT z faktury albo do 18,7% należności ogółem przy fakturze bez VAT. Ministerstwo Finansów i Gospodarki proponuje jednak w projekcie UD477 przesunięcie kar na 1 stycznia 2028 r. Projekt nie jest jeszcze prawem, a obowiązek korzystania z KSeF pozostaje.
Co zrobić, gdy nie mam internetu albo KSeF nie działa?
Wystaw fakturę w jednym z trybów offline. W trybie offline24 przesyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, po przerwie serwisowej najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu, a po awarii ogłoszonej w BIP MF w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.